Le attività di Pubblicazione dei documenti sono generalmente assegnate ad utenze specifiche le quali provvedono anche ad una serie di interventi che per semplicità vanno sotto il nome di Gestione Pubblicazione.
Possiamo distinguere queste attività in
Attività Preliminari
Interventi che precedono e rendono possibile l'attività effettiva dei pubblicazione da HRPortal e riguardano
- il contenitore (Contenitore D.M.S.), ovvero il luogo nel quale sono raccolti e dal quale sono resi fruibili, mediante pubblicazione i documenti che sono fatti oggetto di pubblicazione.
La codifica/configurazione delle Impostazioni Globali DMS (Workspace / Archivio / Impostazioni / Impostazioni globali) è una condizione prioritaria e indispensabile per poter assicurare le ttività di pubblicazione.
- il riconoscimento degli attori che intervengono nella attività di pubblicazione e fruizione di quanto pubblicato (Utenti /Contatti)
Ogni dipendente / Collaboratore deve trovare definizione come Utente (Pannello di controllo / Utenti e gruppi / Utenti) e come Persona (Anagrafiche / Anagrafici / Persone) associando le codifiche (Utente e Persona) al Soggetto (Anagrafiche / HR Anagrafici / Soggetto) Sezione - Definizione.
Attività di Pubblicazione
Funzionalità specifiche dell'applicativo HRPortal (Gadget "DMS - Archiviazione/pubblicazione") destinate alla pubblicazione dei documenti, indirizzandoli verso due distinti riferimenti:
- Folder organizzativi
Destinati a documenti con elenchi e dati aggregati per Azienda, Periodo, Filiale, Centro di Costo, Qualifica ecc.
- Folder dipendente
Documenti e dati relativi al singolo dipendente.
Pubblicazione
Sono previste una serie di funzionalità destinate alle gestione di tabelle e funzioni di utilità specifiche dall'applicativo HRPortal.
Consente la definizione dei parametri di importazione di file PDF esterni alla procedura HPPortal, nonchè l'attivazione della esecuzione della attività stessa.
Pubblicazione a FO di documenti archiviati a DMS
Consente la pubblicazione/ripubblicazione a Folder Organizzativo di documenti archiviati a DMS.