Gestione Solleciti e Delega Gestione Solleciti

Sono previste le seguenti funzionalità

“Gestione solleciti”
“Delega Gestione solleciti”,

che permettono di gestire, se opportunamente attivate e configurate, l'invio della notifica di sollecito per mancata presa visione dei documenti (esclusivamente in modalità E-mail), alle utenze che rientrano in tale casistica.

Con la “Gestione solleciti” è possibile gestire i solleciti per i documenti pubblicati a “Folder organizzativo” e, di conseguenza, può essere utilizzata solo dall'utenza che ha la visibilità di tutte le aziende presenti sull'impianto.

Con la “Delega Gestione solleciti” è possibile gestire i solleciti per i documenti pubblicati a “Documenti personali” relativi solo alle Utenze indicate in delega ( Da Pannello di controllo – Utenti e gruppi – Utenti – Sezione HR-Delega).

Si precisa che tali funzionalità sono attive solo per il gruppo 1 Amminis.Zucchetti ; sarà a cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tali funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente mediante “Configurazione menù”.

Le gestioni possono essere attivate “spuntando” l'opzione ”Attiva gestione” in “Definizione configurazione” nella sezione “Gestione solleciti” (Da Pannello di controllo– Sistema – Configurazione).
E' possibile indicare la data di inizio gestione, “Data inizio gestione” in “Definizione configurazione” nella sezione “Gestione solleciti” ( Da Pannello di controllo – Sistema – Configurazione), dalla quale verranno considerati i documenti per la verifica di mancata visione.
L'opzione “Gestione solleciti” di default è posta a No (valore non spuntato) e la “Data di inizio gestione” è impostata con la data di sistema in cui si attiva la gestione stessa; sarà a cura dell'Utente variare, ove lo ritenesse necessario, tali impostazioni.
Le impostazioni predisposte verranno utilizzate anche in “Delega Gestione solleciti”.

Successivamente alla compilazione di quanto sopra indicato sarà necessario, per Modello di pubblicazione, utilizzando la funzionalità “Forzature – Modello” in sezione “Folder organizzativo – Pubblicazione“ (Da Pannello di controllo – Sistema – Gestione Pubblicazione – Pubblicazione), verificare i seguenti valori:

Attiva gestione

indicare che si vuole attivare la gestione dei solleciti (valore spuntato) in “Attiva gestione” ,

Invia sollecito ogni

la frequenza del sollecito in “Invia sollecito ogni” (espressa in giorni)

Oggetto/testo

eventuale “Oggetto/testo” oppure

Cod modello messaggio

in forzatura rispetto al messaggio predefinito Zucchetti ( vedi paragrafo “15 Riepilogo nuove notifiche” ).

Le operazioni di cui sopra possono essere eseguite nella sezione “Folder organizzativo” per la “Gestione solleciti” e/o nella sezione “Documenti personali” per la “Delega gestione solleciti”

Per attivare la registrazione/invio delle notifiche di sollecito, è necessario, altresì, attivare il processo schedulato “Gestione solleciti e Delega solleciti”.

Il presente aggiornamento provvede ad inserire automaticamente il processo ma sarà a cura dell'Utente attivarlo e verificarne le impostazioni predefinite tramite l'apposita funzionalità “Schedulazione processi” (Da Pannello di controllo - Sistema - Schedulatore”).

Il processo schedulato è unico sia per la “Gestione solleciti”, sia per la “Delega gestione solleciti”.

L'invio dei solleciti può essere gestito in modalità:

Automatica

I solleciti vengono registrati in gestione solleciti ed inviati in automatico con la frequenza indicata fino alla presa visione dei documenti;

Manuale

I solleciti vengono registrati in gestione solleciti e possono essere inviati solo manualmente dall'Utente utilizzando la Gestione solleciti e/o la Delega solleciti.

Tale modalità viene codificata nella sezione “Parametri di programma” del processo schedulato “Gestione solleciti e Delega solleciti”) appena richiamato

- indicando il valore “True”

sui seguenti parametri, l'invio della notifica di sollecito sarà gestito in modalità automatica;

Folder organizzativo - Invio solleciti (utilizzato in “Gestione solleciti”)

Documenti personali - Invio solleciti (utilizzato in “Delega gestione solleciti”)

- indicando il valore “False” (valore di default)

sui seguenti parametri, l'invio della notifica di sollecito sarà gestito in modalità manuale;

Folder organizzativo - Invio solleciti (utilizzato in “Gestione solleciti”)

Documenti personali - Invio solleciti (utilizzato in “Delega gestione solleciti”)

GESTIONE SOLLECITI

- Elenco solleciti

Sono elencate (Ragione Sociale) le aziende (Azienda) che hanno dei solleciti in essere, per modello di pubblicazione (Modello).

- Elenco di dettaglio

Nell'elenco di dettaglio, per ogni azienda e modello di pubblicazione, vengono mostrate le seguenti informazioni:

- Percorso

Percorso a Folder organizzativo contenente i documenti non visionati, per i quali si è richiesto il sollecito.

- Status

Se presente l'immagine, indica che la notifica di sollecito è stata disattivata.

- Destinatario

Utente destinatario della notifica di sollecito. Nel caso di notifica di pubblicazione a Folder organizzativo, queste ultime verranno comunque visualizzate a dettaglio di Utente (NON per Gruppo).

- Data inizio pubb(licazione)

Data di inizio visibilità del documento pubblicato.

- Data fine pubb(licazione)

Data di fine visibilità del documento pubblicato.

- Ultimo sollecito

Data ultimo sollecito inviato.

- N. solleciti inviati

Numero di solleciti inviati.

- Invia sollecito ogni

Frequenza di sollecito prevista reperita da “Forzature- Modello”.

Sono inoltre previste le seguenti funzionalità destinate ad operare sui solleciti selezionati (flag):

- Invia sollecito

Permette inviare "manualmente" l'invio di sollecito.

- Esporta in CSV

Permette di esportare in formato CSV i solleciti selezionati (flag di selezione impostato).

- Disattiva sollecito

Permette di sospendere l'invio della notifica di sollecito.

- Cancella /Attiva sollecito

Permette di cancellare la notifica di sollecito oppure di riattivarla in quanto precedentemente sospesa con l'opzione Disattiva sollecito.

DELEGA GESTIONE SOLLECITI