Funzionalità destinata a gestire la “coda” delle notifiche di sola pubblicazione (con esclusione delle notifiche prodotte con la pubblicazione eseguita tramite la funzionalità di “Delega/Pubblicazione PDF esterni”).
- La gestione può essere attivata “spuntando” l'opzione ”Attiva gestione” in “Definizione configurazione” nella sezione “Gestione notifiche HR” ( Da Pannello di controllo – Sistema – Configurazione ). L'opzione “Attiva gestione” di default verrà posta a No ( valore non spuntato).
- Nella identica sezione è possibile indicare il numero di giorni, “N. giorni conservazione” per i quali verranno mantenute nella “coda” le notifiche (in assenza di indicazione è assunto come default 45 giorni).
- Sarà a cura dell'Utente variare, ove lo ritenesse necessario, le impostazioni di default.
Per attivare la registrazione/invio delle notifiche con la “Gestione notifiche HR”, oltre che ad eseguire le operazioni appena indicate, è necessario attivare il processo schedulato “Gestione notifiche HR”. E' a cura dell'Utente attivarlo e verificarne le impostazioni predefinite tramite l'apposita funzionalità “Schedulazione processi” (Da Pannello di controllo - Sistema - Schedulatore”).
Il processo schedulato è unico sia per la registrazione delle notifiche, sia per l'invio delle stesse.
GESTIONE NOTIFICHE HR
Elenco notifiche HR
Sono elencate le notifiche di pubblicazioni eseguite
Id. notifica
Identificativo della notifica
Da inviare il
Presenta la data di inizio pubblicazione
Eseguita da
Utente che ha provveduto alla notifica
Dettaglio notifiche
Nell'elenco di dettaglio, per ogni pubblicazione presente in Elenco Notifiche HR si provvede alla ripartizione per:
- Folder Organizzativo (FO - Notifiche)
Notifiche per pubblicazioni a Folder Organizzativo
- Documenti Personali (DIP - Notifiche)
Notifiche per pubblicazioni a Documenti personali
Sezioni notifiche
prevedendo per ciascuna le seguenti sezioni:
- Sezione DA INVIARE
In questa sezione vengono visualizzate le notifiche di pubblicazione non ancora inviate (Es. notifiche con pubblicazione differita) con le seguenti informazioni di dettaglio:
- Tipologia di notifica
Indica la/e tipologia/e della notifica da inviare:
Applicativa
In presenza di notifiche di pubblicazione, di tipologia E-mail, è disponibile la colonna "Allegato" (Immagine “graffetta”), nella quale verrà indicato il valore “Si”, se presenti documenti allegati, per la relativa notifica e-mail. Nel caso in cui, per la notifica E-mail non siano documenti in allegato, la nuova colonna verrà mostrata vuota.
Gli allegati presenti in notifica potranno essere consultati “cliccando” sulla relativa scritta “Si”. Successivamente verrà mostrato l'elenco degli allegati con l'indicazione della relativa “Classe documentale” .
Il contenuto dei documenti potrà essere visualizzato “cliccando” sul nome del documento stesso.
In presenza di notifica E-mail di tipologia “cumulativa”, in elenco verranno mostrati i files di tipologia “zip” contenenti i documenti, e “cliccando” sul nome stesso dello zip, verranno visualizzati i documenti in esso contenuti. In quest'ultimo caso l'informazione relativa alla “Classe documentale”, sarà presente solo se i documenti contenuti nello zip appartengono ad un'unica classe documentale.
SMS.
- Oggetto notifica
Indica l'oggetto della notifica: “cliccando” su quest'ultimo è possibile visualizzare anche il testo della notifica.
L'oggetto ed il testo non possono essere modificati dalla Gestione notifiche HR. Nel caso l'Utente ne avesse la necessità deve agire utilizzando le funzionalità destinate alla variazione del messaggio (Es. Forzature Modello di pubblicazione).
- Modello
Modello utilizzato per la pubblicazione del documento.
- Indirizzo mittente
Solo nel caso il Mittente sia diverso dal Mittente principale. La possibilità di diversificare il Mittente utilizzato per l'invio delle notifiche di pubblicazione (per la sola tipologia e-mail/ e-mail con allegato) prevede che i diversi mittenti siano creati e configurati con la funzionalità di Account (Workspace/Posta/Impostazioni) in aggiunta la mittente principale. Tale mittente potrà essere associato con la funzionalità di Forzatura modello (Pannello di controllo / Sistema / Gestione Pubblicazione / Pubblicazione) sia per eseguire le notifiche di documenti pubblicati a Documenti Personali, sia per quelli pubblicati a Folder Organizzativo.
Le notifiche inviate al mittente principale non riportano in griglia tale informazione, comunque visibile utilizzando il layer presente sul rigo della notifica selezionata in griglia.
- Destinatario
Utente destinatario della notifica di pubblicazione; “cliccando” su quest'ultimo è possibile visualizzare alcune informazioni aggiuntive non forzabili dalla gestione notifiche HR, quali Indirizzo E-mail, N. cellulare etc.
Nel caso di notifica di pubblicazione a Folder organizzativo, queste ultime sono visualizzate a dettaglio di Utente (NON per Gruppo).
Se prevista la Gestione delle notifiche per i destinatari aggiuntivi, derivanti dai “Raggruppamenti e-mail”, per i quali, non è presente il relativo Contatto azienda (Anagrafiche – Anagrafici – Aziende), è proposta in questa colonna l'indicazione dell'indirizzo e-mail.
- Da inviare il
Data/ora di invio della notifica
- Azienda
Azienda del documento pubblicato, ove presente.
Sono inoltre previste funzionalità destinate ad operare sulle notifiche appartenenti alla sezione, selezionando (flag) le notifiche interessate:
- Modifica data invio
Permette di cambiare la data e/ l'ora di invio delle notifiche selezionate (flag selezione impostato).
- Esporta in CSV
Permette di esportare in formato CSV le notifiche selezionate (flag selezione impostato).
- Cancella notifica
Permette di cancellare la notifica per l'Utente destinatario (flag selezione impostato); quest'ultima, quindi, non verrà inviata.
- Sezione INVIATE
In questa sezione vengono visualizzate le notifiche di pubblicazione inviate con le informazioni di dettaglio illustrate per la Sezione DA INVIARE).
A queste vanno aggiunte:
- Inviata il
Data/ora effettiva di invio della notifica.
- Reinviata il
Data/ora di ultimo reinvio della notifica.
E' inoltre prevista la seguente funzionalità destinata ad operare sulle notifiche appartenenti alla sezione:
- Esporta in CSV
Permette di esportare in formato CSV le notifiche presenti (flag selezione impostato).
- Sezione INVIO ERRATO
In questa sezione vengono visualizzate le notifiche di pubblicazione con invio errato con le informazioni di dettaglio illustrate per la Sezione DA INVIARE).
A queste vanno aggiunte:
- Modello Motivazione
Indica la motivazione applicativa per cui la notifica non è stata inviata.
- Reinviata il
Indica l'ultima data/ora in cui la notifica è stata reinviata
Sono inoltre previste funzionalità destinate ad operare sulle notifiche appartenenti alla sezione, selezionando (flag) le notifiche interessate:
- Reinvia notifica
Permette di reinviare la notifica.
- Esporta in CSV
Permette di esportare in formato CSV le notifiche errate presenti.
Le funzionalità descritte sono attivate per il solo gruppo 1 Amminis.Zucchetti. Sarà cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente mediante “Configurazione menù”.
Le notifiche di pubblicazione “differite” devono essere inviate utilizzando la “Gestione Notifiche HR” e selezionando le notifiche delle aziende/dipendenti interessati precisando data/ora di pubblicazione.