Il gadget Sportello virtuale permette agli utenti di inviare richieste (ticket) e di ricevere risposta dagli utenti abilitati al gadget Gestione Sportello virtuale.
VERIFICHE E OPERAZIONI PRELIMINARI
Perchè i due gadget possano operare correttamente l'Amministratore dovrà verificare che:
- per i due gadget NON sia attiva l'opzione "riservato" prevista in sede di definizione degli stessi (Workspace / My Desk / Gadgets)
- siano assegnate le sicurezze per gli utenti /gruppi che dovranno utilizzare i due gadget (Configurazione Menù)
- attivare gli Argomenti / Categorie che si intendono gestire (Pannello di controllo / Sistema / Gestione / Tabelle / Sportello Virtuale) provvedendo a definire per ciascun argomento (Sezione Autorizzazioni) i gruppi / utenti che dovranno gestire (gestione sportello virtuale) / utilizzare (Sportello virtuale) le richieste relative all'argomento.
- inserire eventuali Supporti formativi (video) da mettere a disposizione (Pannello di controllo / Sistema / Gestione / Tabelle / Sportello Virtuale)
La Gestione dello sportello virtuale permette di ricevere e gestire le richieste da parte degli Utenti utilizzatori dello Sportello virtuale mediante le funzionalità di
- presa in carico
- risposta
- chiusura/riapertura
del quesito, avendo anche visibilità della presa visione da parte dell'Utente destinatario della risposta fornita.
I quesiti sono proposti in due distinte sezioni:
Generale
Archivio
E' possibile infatti archiviare i quesiti chiusi “spostandoli”, con l'apposita funzionalità (icona archivia), nella sezione ”Archivio”.
E' inoltre prevista una funzionalità di archiviazione “massiva” dei tickets in stato “chiuso”. A tale scopo selezionando tutti i tickets chiusi, questi possono essere archiviati massivamente a partire dalla icona di archiviazione presente in testata della griglia.
I quesiti sono elencati in griglia e ordinabili per
Stato richiesta
Nr. Ticket (incrementato automaticamente ad ogni nuova richiesta inviata)
Richiedente
Argomento.
selezionadoli mediante filtri per
Nr. Ticket
Richiedente
Argomento
Data creazione
Data Ultima azione
Data Ultima presa in carico
In carico/Chiuso.
L'ordinamento proposto di default è per “Stato richiesta”. L'Utente può variare, ove lo ritenesse necessario, l'impostazione standard proposta, agendo sulla opzione “Attivazione ordinamenti variabili / Gestione sportello virtuale”, presente in “Definizione configurazione” (Pannello di controllo / Sistema / Configurazione / Definizione configurazione).
Definizione Argomenti
Gli argomenti e le categorie utilizzabili dall'Utente richiedente (classificazione dei quesiti) sono definite dal gestore dello sportello virtuale mediante l'apposita tabella “Argomento/Categoria”, Sezione "Definizione Argomento" (Pannello di controllo – Sistema – Gestione – Tabelle – Sportello virtuale).
L'Utente richiedente non può inviare il quesito senza disporre di un elenco argomenti (la classificazione per categoria non è obbligatoria).
Il gestore dello sportello virtuale può, altresì, mettere a disposizione dell'Utente richiedente, dei supporti formativi per gli argomenti e le categorie definite. Tali supporti, in formato “testo” oppure “video-corso”, devono essere definiti nell'apposita tabella “Supporto formativo” ( Pannello di controllo – Sistema – Gestione – Tabelle – Sportello virtuale).
L'utilizzo di tale gadget è di default consentito solo agli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti. Per consentirne l'utilizzo ad altri Gruppi e/o Utenti è necessario agire opportunamente all'interno della “Sicurezza procedure”.
Autorizzazioni
Le Autorizzazioni per la Gestione dello sportello e per l'utilizzo dello Sportello avviene distintamente per Utente/Gruppo utenti a partire dalla tabella "Argomento/Categoria", sezione "Autorizzazioni" (Pannello di Controllo / Sistema / Gestione / Tabelle / Sportello virtuale / Argomento-Categoria).
In questo modo il Gadget Sportello Virtuale può diventare strumento di comunicazione anche tra "n" soggetti.
In questo caso le autorizzazioni e la relativa definizione degli argomenti/categorie è a carico dell'Utente qualificato come solo Gestore dello Sportello.
Allegati
Dallo "Sportello Virtuale" il soggetto richiedente può allegare alla richiesta che intende trasmettere un documento (max 1 documento di 1MB).
Il "Gestore dello Sportello Virtuale" può visualizzare il documento trasmesso unitamente alla richiesta e rispondere allegando, a sua volta, un documenti.
Al gestore dello sportello virtuale, ove lo ritenesse necessario, è consentito allegare un nr. di documenti =< al “N. max documenti in allegato” presente in "Definizione configurazione - Sezione Sportello virtuale” ( Da Pannello di controllo /Sistema /Configurazione).
Il numero massimo di documenti gestibili in allegato è 9, con la particolarità che il valore di default è 1.
Notifiche
Nei messaggi di notifica, sia essi relativi ad una “Nuova richiesta” (Gestore sportello virtuale), che ad una “Risposta” (Sportello virtuale), è indicata l'informazione relativa al “Numero ticket” di riferimento, al fine di agevolare l'Utente, per la presa visione e/o gestione del ticket stesso.