Il Gadget consente a tutti gli utenti di accedere (visualizzazione e stampa) ai documenti personali quali cedolino stipendio, modello CUD e cartellino presenza, che l’azienda ha provveduto a predisporre.
L’attività di pubblicazione è avvenuta mediante processi automatici a partire dagli esiti delle procedure amministrative e contabili, nel rispetto delle esigenze di riservatezza e privacy assicurate dall’Amministratore della applicazione.
I documenti sono proposti distintamente su due sezioni:
Documenti
Da leggere
L'ordinamento è previsto per
Nome Documento (default)
Data Pubblicazione più recente
in base alla scelta di Configurazione "Attivazione Ordinamenti Variabili": Documenti personali codificata (Pannello di Controllo / Sistema / Configurazione / Definizione configurazione).
"Documenti"
La Sezione si presenta divisa in due parti:
- Parte sinistra
Consente di navigare nella struttura ad albero nella quale sono organizzati i documenti. Una volta selezionata la cartella contenente dei documenti, questi sono elencato nella parte destra.
Su ciascuna "Cartella" è presenta la indicazione del nr. documenti presenti e non ancora visionati dall'utente. I documenti non visionati sono proposti nella parte destra con la "Descrizione file" preceduta da una apposita icona.
Al momento della apertura del documento si provvede a decrementare il nr. documenti non visionati ed a sopprimere l'icona che precede la Descrizione File. Per poter vedere la modifica è sufficiente procedere mediante l'icona "aggiorna".
- Parte destra
Consente di
- visualizzare i documenti (Click sulla descrizione file);
- eliminare il documento a partire dalla apposita icona (se autorizzati). La cancellazione del documento personale si limita a non visualizzare il documento, ma lo stesso rimane archiviato nel DMS.
Non è mai possibile, anche agli utenti autorizzati, cancellare documenti non visionati.
Tale funzione è assegnata di default agli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti. Questi ha la possibilità di assegnarla ad altri utenti/gruppi qualora lo ritenesse utile.
- inviare una e-mail, a partire dalla apposita icona, al proprio indirizzo con allegato il documento (se autorizzati); tale funzione è assegnata di default agli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti. Questi ha la possibilità di assegnarla ad altri utenti/gruppi qualora lo ritenesse utile.
- segnala mediante apposita icona che il documento non è ancora stato visionato;
- Layer presenta la "Data di lettura".
Documenti " Da leggere"
Permette di visualizzare solo i documenti dei quali non è ancora stata presa visione indipendentemente dalle cartelle in cui sono contenuti i documenti stessi.
A partire da questa sezione è possibile ricercare / filtrare i documenti e/o le cartelle in cui sono contenuti e, inviare la e-mail con allegato il documento, ove l'opzione fosse attiva ed in uso.
La griglia presenta
Descrizione file
Percorso
Layer: presenta la "Data di lettura".
Mediante "Configurazione Menu", è possibile rendere disponibile questa sezione alle utenze interessate.
Gestione consenso
La gestione del consenso alla pubblicazione, se attiva, consente di gestire per Utente il consenso alla pubblicazione del Documenti personali.
L'attivazione di tale gestione avviene mediante attivazione del Flag "Richiesta consenso per la pubblicazione" presente nel box "Sicurezza documenti personali" (Pannello di Controllo / Sistema /Configurazione / Definizione configurazione [Sicurezza Documenti personali]).
In presenza della attivazione di tale opzione nessun utente presente sarà autorizzato a ricevere documenti personali pubblicati dal Portale.
Per attivare gli utenti a ricevere i documenti personali pubblicati dal Portale è necessario impostare l'opzione "consenso", presente in Pannello di Controllo / Utenti / HR Opzioni [Pubblicazione documenti Personali]"
PINCODE
Oltre alla definizione del consenso la fruizione dei documenti personali può essere protetta mediante utilizzo di PINCODE che, una volta attivato il consenso alla pubblicazione, protegge il momento di apertura dei documenti personali, l'eventuale suo invio via e-mail, o la sua eliminazione.
L'attivazione di tale gestione avviene mediante attivazione del Flag "Richiesto PINCODE in gestione documenti" presente nel box "Sicurezza documenti personali" (Pannello di Controllo / Sistema / Configurazione / Definizione configurazione [Sicurezza Documenti personali]).
Una volta inserito il codice PINCODE non verrà più richiesto per eseguire operazioni sui documenti. La richiesta di PINCODE può essere riattivata mediante icona (lucchetto) altrimenti viene riattivata allo scadere del tempo max previsto (2 minuti).
La gestione del PINCODE può essere disattivata per utente nella Sezione HR Sicurezza (Pannello di Controllo / Utenti e gruppi / Utente).
Controllo Congruenza Azienda / C.F. Azienda (in pubblicazione)
E' possibile attivare il controllo di congruenza Azienda / C.F. Azienda utile alla visibilità dei documenti in "Documenti personali" mediante l'apposita opzione di Configurazione (Pannello di Controllo / Sistema / Configurazione / Definizione configurazione).
Si controlla che l'Azienda HR, oppure il Codice Fiscale Azienda contenuti nel documento che si intende pubblicare, coincidano con l'Azienda HR presente nel campo Codice HR della persona (vedi Anagrafiche / Anagrafici/ Persone / Sezione Dati generali).
L'attivazione di tale opzione è consigliata per gli impianti dove i soggetti HR sono codificati per Azienda e, a parità del Codice fiscale del soggetto, sono presenti più utenti riferiti alle Aziende cui il soggetto appartiene.
Quando tale controllo è attivato è possibile recedervi per le sole utenze collegate al Contatto Persona (a parità di Codice Fiscale) attivando nelal Sezione Dati Aggiuntivi il Flag "Disattiva controllo congruenza Azienda / C.F.Azienda" (Anagrafiche / Anagrafici / Persone). Tale opzione risulta visibile solo se il precedente controllo risulta attivato.
Controllo Congruenza C.F. (in apertura documento)
E' possibile attivare il controllo di congruenza del Codice Fiscale associato all'utente nel momento di apertura del documento. Tale controllo è eseguito in ragione della opzion attivata in Configurazione: Sezione "Opzioni di Pubblicazione" - Documenti personali (Pannello di Controllo / Sistema / Configurazione / Definizione configurazione).
In particolare:
No: non abilita il controllo
Si Totale: abilita il controllo totale del C.F.
Si Parziale: abilita il controllo parziale del C.F.
Pubblicazione PDF esterni
I documenti personali, pubblicati con la funzionalità di Pubblicazione PDF esterni, sono consultabili dalla Gestione storico pubblicazioni.
E' quindi possibile verificare, da tale gestione a quali soggetti, è stato pubblicato il documento e se ne hanno presa visione.
Quando necessario, è possibile ripetere la pubblicazione, cancellando l'importazione già eseguita con l'apposita funzionalità.
Gestione storico Pubblicazione
Anche la Gestione storico pubblicazioni prevede la possibilità di ottenere la stampa delle informazioni aggiuntive dei documenti personali per i quali è stata eseguita la pubblicazione.
Questa funzionalità può operare per tipologia documento (Tutti, Documenti letti, Documenti da leggere) ma non può essere estesa ai documenti pubblicati a Folder organizzativo.