Consente all'azienda di gestire l'archiviazione dei propri documenti in un'area specifica del Contenitore DMS al quale dovrebbe accedere solo l'Amministratore dell'Impianto. A quest'ultimo dovrebbe essere affidata la gestione dei documenti di tutte le Aziende presenti nell'impianto.
Funzionalità disponibili
Dall'Archivio Documenti Azienda è possibile eseguire le seguenti azioni:
- Creare cartelle e sottocartelle
Funzionalità "Nuova cartella", presente sulla testata della griglia.
- Creare(nuovo) /Rinominare (rinomina), Cancellare (Cancella)
Le cartelle/sottocartelle a partire dalle funzioni presenti sul menu a tendina (tasto Dx, posizionandosi sulla cartella)
- Ricercare le cartelle di primo livello
Mediante la toolbar alfabetica presente in testata.
- Visualizzare il documento archiviato
Mediante selezione (click) sul nome del documento archiviato.
- Cancellare il documento archiviato
Mediante la funzione di cancellazione presente sul rigo.
- Download del documento archiviato
Mediante la funzione di download presente sul rigo.
- Carica documenti
La funzione di upload può essere eseguita anche a livello massivo dopo aver caricato (Carica Documenti / Aggiungi file) i documenti previsti.
- Download selezionati
la funzione di download può essere eseguita anche a livello massivo generando un file .ZIP (Archivio Documenti Azienda.zip)
Notifica del documento archiviato
E' prevista la notifica all'Amministratore dell'impianto della archiviazione avvenuta, in modo che lo stesso possa prenderne visione accedendo direttamente all'Area documenti Azienda direttamente da Archivio DMS.
L'invio delle notifiche è limitato utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti e 999500 Portal Publisher.
Per attivare la gestione occorre
- attivare l'opzione "Attiva richiesta" in "Definizione Configurazione" (Pannello di controllo / Sistema / Configurazione Sezione: Archivio Documenti azienda). L'opzione è posta di default a no (valore non spuntato).
- attivare, per le Aziende interessate, il campo "Archivio documenti Azienda - Attiva gestione" in Contatto Azienda (Anagrafiche / Anagrafici / Aziende Sezione: HR-Autorizzazioni Azienda), indicando anche la dimensione max (Mbyte) riservata (Default 5 MB).
Effettuata la spunta del campo precedente compare il bottone "Crea a DMS Area Documenti Azienda" che consente di creare l'Area "100 Area documenti Azienda"
Tale Area è automaticamente autorizzata ai:
gruppi di sicurezza indicati per l'Azienda in Contatto Azienda (Anagrafiche/Anagrafici/ Aziende), nella Sezione HR-Autorizzazioni Azienda.
gruppo 1 Amminis.Zucchetti e 999500 Portal Publisher
all'utente che ha creato l'"Area documenti Azienda" in archivio DMS con il pulsante "Crea a DMS Area documenti azienda".
Le codifiche elencate, presenti anche in Anagrafiche /HR Anagrafici / Azienda-Ente Sezione: Autorizzazioni, se indicate su tale archivio sono automaticamente ribaltate anche in Contatto Azienda (Anagrafiche / Anagrafici / Aziende).
L'utilizzo del Gadget è consentito di default agli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti. Sarà cura degli stessi abilitare, ove necessario, altri utenti, mediante "Gestione Sicurezze".
Funzionalità massiva di creazione Nuova cartella
E' disponibile la funzionalità “Azienda HR – Crea cartella aziendale” (Anagrafiche / Sistema / Sicurezza / Utilità) che consente di selezionare massivamente o singolarmente le Aziende HR per le quali è necessario creare la cartella in Archivio DMS, utile al fine dell'archiviazione dei documenti dell'azienda utilizzatrice del gadget “Archivio documenti azienda”.
E' disponibile inoltre la funzionalità “Contatto Azienda – Crea cartella aziendale” (Anagrafiche / Sistema / Sicurezza / Utilità) che consente di selezionare massivamente o singolarmente i Contatti Azienda per i quali è necessario creare la cartella in Archivio DMS, utile al fine dell'archiviazione dei documenti dell'azienda utilizzatrice del gadget “Archivio documenti azienda”.
Tali funzionalità sono attive solo per gli utenti appartenenti al gruppo 1 Amminis.Zucchetti; sarà a cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti.